KELOMPOK TANI TERNAK KARYA MEGA JAYA BUMIREJO

Senin, 08 April 2013

Makalah Kearsipan

galihaxzen.com


KATA PENGANTAR


Syukur alhamdulillah, kami panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah
Melimpahkan rahmat dan hidyah-Nya kepada kami, sehingga kami dapat menyusun makalah sebagai tugas kelompok yang berjudul “ KETERKAITAN TEKNOLOGI INFORMASI DENGAN PENGELOLAAN ARSIP” ini dengan lancar.
Penyusunan makalah ini bertujuan untuk memenuhi Tugas Kelompok
Mata Kuliah Otomasi Dalam Kearsipan, pada Semester VI, Program Studi S1 Perpustakaan, tahun 2013.
Terima kasih kami sampaikan pada semua pihak yang telah membantu
Dalam menyusun makalah ini.
Semoga makalah yang sederhana ini dapat memberikan manfaat bagi
Kami khususnya, dan bagi pembaca pada umumnya. Amin.






Puring, 20 Maret 2013




             Penyusun


  



DAFTAR ISI


JUDUL......................................................................................................... i
KATA PENGANTAR.................................................................................... ii
DAFTAR ISI................................................................................................. iii
BAB I PENDAHULUAN............................................................................... 1
BAB II PEMBAHASAN MODUL 3: KETERKAITAN TEKNOLOGI
           INFORMASI DENGAN PENGELOLAAN ARSIP
Kegiatan Belajar 1 :
Otomasi Kearsipan...................................................................................... 2 
Kegiatan Belajar 2 :
Arsip Elektronik............................................................................................ 6
BAB III PENUTUP
            Kesimpulan.......................................................................................  12
DAFTAR PUSTAKA.....................................................................................  13

          
 
BAB I
PENDAHULUAN

       Arsip dan teknologi adalah dua subjek yang berbeda, namun saling berkaitan. Perkembangan teknologi informasi rupanya ” mendengar dan mengerti” akan kebutuhan organisasi yang berkaitan dengan pengelolaan arsip tersebut. Dengan kecanggihan teknologi informasi diharapkan tujuan dari pengelolaan arsip dapat tercapai secara lebih cepat dan tepat, juga hemat biaya dan tenaga. Perkembangan teknologi akhir-akhir ini sangat maju dengan begitu pesatnya. Seiring dengan berjalannya waktu, arsip semakin bertambah dan bertambah. Untuk mengelola arsip yang semakin bertambah, agar dalam pengelolaannya bisa efektif dan efisien, maka kita perlu mempelajari tentang otomasi dalam kearsipan. Tanpa mempelajari kemajuan teknologi yang up date, kita dalam mengelola arsip akan lebih menyita waktu, biaya yang dikeluarkan juga akan lebih banyak. 
        Dengan mempelajari otomasi kearsipan dan arsip elektronik, kita dapat memahami apa itu otomasi kearsipan dan bagaimana keterkaitan arsip dengan teknologi informasi sehingga kita dapat mengetahui bagaimana memosisikan dan memperlakukan arsip elektronik dalam lingkup otomasi kearsipan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.










BAB II
PEMBAHASAN
MODUL 3
KETERKAITAN TEKNOLOGI INFORMASI DENGAN PENGELOLAAN ARSIP

Kegiatan Belajar 1
Otomasi Kearsipan
       Jika dipandang dari beberapa aspek, teknis maupun dari sisi aspek legal, bahwa antara otomasi kearsipan dan arsip elektronik adalah dua subjek yang berbeda. Perbedaan akan sangat terasa pada situasi di mana pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi untuk administrasi perkantoran masih sangat terbatas serta belum adanya dasar hukum yang kuat bagi keberadaan arsip elektronik. Sebaliknya pada situasi di mana sebagian besar proses kerja telah berlangsung secara elektronik telah diakui keberadaannya secara hukum, maka keduanya akan tampak secara lebih nyata sebagai satu kesatuan sistem.
A.   PERKEMBANGAN PEMANFAATAN KOMPUTER
      Sejak pertama kali diperkenalkannya komputer secara komersial pada tahun 1960-an, teknologi informasi dan komunikasi telah mengalami perkembangan yang sangat luar biasa. Di Indonesia, hingga akhir tahun 1990-an penggunaan teknologi informasi dan komunikasi untuk pengelolaan arsip, baik yang dinamis maupun statis, masih merupakan hal yang baru. Dengan semakin berkembangnya pemahaman bahwa arsip adalah informasi, pendekatan terhadap pengelolaan arsip pun mulai bergeser dari manual sepenuhnya ke bentuk kegiatan yang memanfaatkan kemampuan teknologi informasi dan komunikasi untuk mencapai tingkat produktivitas kerja setinggi mungkin. Dengan dukungan teknologi informasi dan komunikasi diharapkan tujuan pengelolaan arsip dapat tercapai, yakni terciptanya arsip yang reliabel, terpeliharanya otentisitas dan kelengkapan arsip sesuai ketentuan, serta tersajikannya arsip secara akurat kepada orang yang berhak, pada saat yang tepat, dan di manapun diperlukan dengan cara yang lebih efektif dan efisien.
B.         KETERKAITAN OTOMASI KEARSIPAN DENGAN SISTEM INFORMASI LAINNYA
           Pelaksanaan otomasi kearsipan akan sangat berkaitan dengan sistem-sistem informasi lain yang diimplementasikan di suatu organisasi. Karena sistem-sistem informasi tersebut berbasis teknologi informasi dan komunikasi dalam pengoperasiannya, maka arsip yang dihasilkannya juga akan berformat digital atau elektronik dan dengan sendirinya menuntut adanya sistem pengelolaan arsip yang berbasis teknologi dan informasi juga.
Arsip Nasional Australia telah dengan baik mengidentifikasi sistem-sistem
Informasi dan sistem-sistem elektronik yang berkaitan dengan otomasi kearsipan. Disebutkan bahwa sistem manajemen arsip elektronik (Electronic RecordsManajement Systems = ERMS) sebagai jantung dari otomasi kearsipan akan sangat terkait dengan sistem-sistem informasi bisnis transaksional (Transactional Business Information Systems = BIS) dan sistem manajemen dokumen elektronik (Electronic Document Management Systems = EDMS)
         Arsip Nasional Australia menggunakan istilah sistem manajemen informasi dan arsip (Records and Information Management Systems = RIMS) untuk “memayungi” sistem apapun yang menghasilkan, mengkaptur atau mengatur informasi, tanpa mengabaikan formatnya. RIMS dapat berupa sistem berbasis kertas atau sistem digital. RIMS termasuk semua sistem yang menghasilkan, mengkaptur, mengatur dan menjaga informasi digital,dokumen digital dan data.
         RIMS meliputi semua sistem manajemen informasi bisnis, termasuk ERMS. Business Information Systems (BIS) adalah sistem yang mencipta, menyimpan, memproses, dan menyediakan akses ke suatu informasi bisnis organisasi. Contoh dari BIS adalah: sistem nanajemen kasus; sistem e-commerce (sistem yang mendukung e-business dan transaksi online); sistem manajemen relasi klien; sistem data geospasial; sistem manajemen finansial dan SDM; sistem pusat pemanggilan; dan pangkalan data yang dibuat berdasarkan tujuan tertentu atau dikostumisasi.
         ERMS adalah suatu bagian dari BIS yang tujuan utamanya adalah untuk Mengkaptur dan mengatur arsip digital. ERMS adalah sistem yang dirancang secara khusus untuk mengatur penciptaan, penggunaan, perawatan dan pembuangan arsip digital untuk tujuan menyediakanbukti aktifitas bisnis. ERMS dibedakan dari BIS lainnya oleh kemampuannya untuk: menjaga kontekstual informasi dan elemen data arsip dinamis secara tepat, dan hubungan antar arsip untuk memungkinkan identifikasinya, mendukung nilainya sebagai bukti dan menyediakan akses padanya sepanjang waktu; memungkinkan aplikasi proses manajemen arsip, seperti klasifikasi, registrasi,  pencarian dan penarikan, preservasi dan pembangunan; dan mengaplikasikan kontrol arsip, seperti kontrol akses dan keamanan untuk mempreservasi konten dan mengamankan integritasnya.
         EDMS adalah bagian lainnya dari BIS.Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk mendukung penciptaan, revisi dan manajemen dokumen digital. EDMS melakukan fungsi-fungsi seperti: penyimpanan dan pengindeksan dokumen, untuk pencarian dan penarikan yang mudah; integrasi dengan paket software perkantoran dan sistem pengiriman pesan; memungkinkan kerja kolaborasi; dan menyediakan kontrol akses dan versi dari dokumen.
          Ada perbedaan yang jelas terlihat anatara manajemen dokumen dan manajemen arsip. Manajemen dokumen berkaitan dengan kemampuan untuk mengaplikasikan penciptaan, revisi dan kontrol manajemen pada tingkat dokumen. Manajemen dokumen menempatkan kontrol yang terbatas atas dokumen dan terutama berkenaan dengan kontrol akses dan versi. Fungsionalitas ini biasanya disediakan melalui software  EDMS.
           Manajemen arsip berkaitan dengan kemampuan untuk mengaplikasikan kontrol pada pernciptaan, penerimaan, perawatan, penggunaan dan pembuangan arsip, termasuk proses untuk mengkaptur dan menjaga bukti, dan informasi tentang aktivitas dan transaksi bisnis dalam bentuk arsip (yang dapat termasuk dokumen atau agregasi dokumen). Fungsionalitas ini biasanya disediakan melalui software ERMS yang dikhususkan, meskipun bentuk BIS lain dapat juga memasukkan kemampuan manajemen arsip. Spesifikasi ERMS difokuskan pada pengembangan ERMS yang mampu menyimpan arsip digital, dan sampai saat ini kebutuhan fungsionalitasnya dapat menangani fungsionalitas manajemen arsip.





Kegiatan Belajar 2
Arsip Elektronik
            International Council on Archives (ICA) mendefinisikan arsip sebagai informasi yang terekam dibuat atau diterima dalam memulai, menjalankan atau menyelesaikan kegiatan institusional atau individu dan yang terdiri dari konten, konteks dan struktur yang cukup untuk memberikan bahan bukti kegiatan.
           Menurut ICA , arsip dapat diklasifikasikan ke dalam dua kriteria:
1.    Berdasarkan fungsinya, yakni hubungan berkas dengan berbagai jenis aktivitas dan transaksi di dalam lingkungan perkantoran. Contohnya: berkas kasus, berkas pengadilan, berkas (yang berorientasi pada aktivitas) subjek, berkas pegawai, berkas korespondensi, dokumen website, dsb
2.    Berdasarkan bentuk dan formatnya. Contohnya: dokumen yang diolah dengan pengolah kata (word), database, dokumen hypertest, gambar, spreedsheets, e-mais, voce mails, video,dsb.
            Tujuan utama penciptaan arsip dan pengelolaan arsip adalah untuk memberikan bahan “bukti” untuk pelaksanaan tugas pokok dan fungsi organisasi atau untuk akuntabilitas organisasi atau individu.  Menurut ISO 15489-1 tentang Records Management, arsip memiliki beberapa karakter untuk mendukung tugas pokok dan fungsi serta memberikan bahan bukti:
1.    Otentisitas, yaitu karakter orisinal arsip yang berkaitan dengan konteks, struktur dan konten. Artinya arsip dimaksudkan memiliki pokok isi.
2.    Reliabilitas, yaitu kesanggupan arsip untuk memberikan bahan bukti yang dapat dipercaya. Arsip tersebut memiliki konten yang dapat dipercaya karena secara lengkap dan akurat menggambarkan transaksi, aktivitas, dan fakta-fakta.
3.    Integritas, yaitu berkaitan dengan arsip yang lengkap dan tidak dapat diubah.
4.    Ketergunaan, yaitu keanggupaan arsip untuk menempatkan, menemukan kembali, menyajikan, dan menginterpretasikan aktivitas dan transaksi kegiatan organisasi.
A.   Struktur
       Berdasarkan ICA Study 16, struktur dan konteks merupakan kunci untuk memahami suatu arsip. Struktur berkaitan dengan bagaimana arsip direkam, termasuk penggunaan simbol-simbol, tata letak, format, media,dsb. Ada perbedaan antara struktur arsip tradisional (fisik) dan struktur arsip elektronik (logika). Pada arsip tradisional, strukturnya jelas terlihat oleh pengguna karena merupakan bagian yang integral dengan dokumen kertas sebagai salah satu kriteria utama untuk menilai otentisitasnya. Sementara, struktur arsip elektronik tidak dengan mudah dapat dilihat, dan umumnya tidak dikenali oleh pengguna biasa.
B.   Konteks dan Metadata
              Menurut ICA Study 16, metadata adalah data yang mendeskripsikan  
      konteks, konten dan struktur arsip dan manajemen arsip. Metadata  
      merupakan konsep penting untuk arsip elektronik karena metadata tentang
      konteks dan struktur arsip diperlukan untuk membuat arsip dapat dipahami.  
      Metadata adalah bagian penting dari informasi kontekstual. Pada arsip
      elektronik, konsep tersebut muncul di semua bentuk informasi, yang
      diperlukan untuk memahami dan menggunakan arsip (misalnya:
      dokumentasi sistem yang diperlukan pada saat arsip dimigrasikan ke
      platform yang baru, atau dipindahkan ke lembaga kearsipan statis).
      Metadata dapat menyajikan maksud yang berbeda, seperti penemuan
      kembali, ketergunaan, otentisitas, reliabilitas, pemeliharaan, preservasi, dan
      penilaian.
C.   Sistem pengelolaan arsip elektronik
         Study ICA 16 menyebutkan definisi sistem pengelolaan arsip sebagai suatu sistem informasi yang dikembangkan untuk maksud penyimpanan dan penemuan kembali arsip, serta diatur untuk mengontrol fungsi tertentu pada penciptaan, penyimpanan dan akses arsip untuk melindungi otentisitas serta reliabilitas arsip.
D.   Penciptaan
         Pada penciptaan arsip, ICA Studies 8 menjelaskan bahwa berbeda dengan lingkungan arsip tradisional, daur hidup arsip pada lingkungan arsip elektronik harus dikembangkan kebelakang pada tahap sebelum penciptaan arsip, yang dirujuk sebagai tahap “konsepsional”. Identifikasi ketentuan untuk arsip dijelaskan di dalam ICA Study 16,yang merupakan tahap ketiga dalam implementasi pengelolaan arsip dan ketentuan arsip statis yang harus dipreservasi di dalam suatu lingkungan sistem informasi yang baru atau sistem yang telah ada.

 Tahap ini bertujuan untuk mendefinisikan secara jelas:
1.    Arsip mana yang harus dikaptur dan dipelihara ;
2.    Mengapa organisasi harus mengkaptur arsipnya;
3.    Berapa lama arsip perlu dipelihara;
4.    Karakter arsip apa yang diperlukan dan harus diimplementasikan.
E.   Penentuan Retensi
        Arsip Nasional Australia memberikan suatu cara bagaimana menentukan retensi arsip elektronik dengan mengidentifikasi kemungkinan tanggal penentu dan kalkulasi tanggal evaluasi dari penentuan tanggal tersebut, atau mengidentifikasi arsip yang memiliki nilai guna sekunder dan menentukan tanggal evaluasinya.
        Berdasarkan ISO 2018509-1.1 tentang Penyimpanan Arsip Statis Elektronik, jadwal retensi harus:
1.    Dibuat untuk setiap jenis informasi
2.    Disetujui oleh seluruh unit kerja yang terkait dan pejabat di dalam organisasi,
3.    Disetujui setelah mencari bantuan hukum untuk menjamin bahwa masalah hukum dapat diselesaikan,
4.    Seluruh sistem dan dokumentasi prosedural yang dibuat harus tercakup didalam jadwal retensi,
5.    Meliputi kebijakan organisasi untuk dapat dievaluasi secara tetap,
6.    Meliputi kebijakan organisasi untuk mengontrol pemusnahan informasi,
Menurut Saffady, apabila dibuat dan diimplementasikan secara tepat, maka jadwal retensi akan:
1.    Menjamin ketersediaandan kegunaan seri arsip elektronik tertentu untuk jangka waktu tertentu, sehingga arsip itu dapat menjadi bahan referensi atau diproses kembali dimasa yang akan datang;
2.    Menjamin kesesuaian dengan ketentuan pengelolaan arsip elektronik yang disebutkan di dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku;
3.    Menjamin bahwa arsip yang diperlukan untuk kepentingan bahan bukti akan tersedia untuk dan memfasilitasi pemenuhan permintaan dan permohonan hukum lainnya;
4.    Mencegah pemusnahan arsip elektronik oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab, dengan demikiaan menghindari masalah hukum yang berkaitan dengan tindakan tersebut;
5.    Membuat efektifitas penggunaan alat dan media penyimpanan untuk arsip elektronik untuk mengidentiikasi series arsip yang sesuai untuk penyimpanan on-line dan off-line;
6.    Meminimalisasi ketentuan penyimpanandengan pemusnahan (menghapus atau membuang) arsip elektronik yang sudah tidak diperlukan lagi;
7.    Mengeluarkan disk magnetik, pita mafnetik, rewritable optical disk, dan media rekam lainnya untuk digunakan kembali, dengan memperkecil pengeluaran (biaya) untuk media baru.
F.    Penyimpanan
       Berdasarkan ISO 2018509-1.1 tentang Penyimpanan Arsip Statis Elektronik, terdapat tiga cara untuk mengimplementasikan standar penyimpanan:
1.    Seluruh data (dan indeksnya)  disimpan di dalam disk WORM (write one, read many yaitu teknologi disk optic yang hanya dapat digunakan untuk menyimpan data sekali, tetapi data tersebut dapat dibaca berkali-kali). Disk WORM tidak mempunyai standar, tidak seperti CD-ROM. WORM disebut juga CD-R (implementasi jenis I)
2.    Hanya seas yang disimpan pada disk WORM, data disimpan dalam jenis penyimpanan lain (implementasi jenis II)
3.    Tidak ada disk WORM yang digunakan di dalam penyimpanan arsip (implementasi jenis III).
G.   Pengamanan
       Menurut Saffady, pengamanan arsip elektronik dimaksudkan untuk mencegah bahaya yang diakibatkan oleh:
1.    Kejahatan atau pemusnahan yang tidak terduga;
2.    Pencurian atau salah penempatan;
3.    Korupsi melalui modifikasi yang tidak sah;
4.    Penutupan oleh pihak yang tidak berwenang.
           Oleh karena itu, ada beberapa elemen dalam program kontrol risiko yang efektif untuk arsip elektronik:
1.    Kesadaran yang tinggi dalam hal risiko yang dituangkan di dalam kebijakan dan prosedur.
2.    Pedoman kontrol risiko yang disebarkan secara luas.
3.    Lingkungan penyimpanan yang aman untuk kopi arsip elektronik:
a.    Menghindari bahaya dari fisik dan iklim
b.    Mencegah dari entri yang tidak sah
c.    Mengunci area penyimpanan ketika tidak digunakan
d.    Melindungi dari kerusakan elektronik
4.    Pengawasan kopi arsip elektronik.
5.     Perlindungan dari gangguan elektronik:
a.    Membatasi akses ke peralatan komputer
b.    Mematikan dan mengunci peralatan apabila tidak digunakan
c.    Mengontrol akses dengan paswords dan identitas personal
d.    Mengimplementasi perlindungan dari virus.
H.   Preservasi
           Menurut ICA Studies 8, preservasi arsip elektronik merupakan tantangan yang banyak diminati dan baru bagi arsiparis. Berbeda pada pada lingkungan berbasis kertas, preservasi media arsip elektronik saja tidak akan mencukupi. Arsip kertas dengan konten, sruktur, dan konteks yang melekat pada media fisiknya menjamin preservasi arsip sebagai bahan bukti. Dalam lingkungan elektronik, arsiparis mungkin dapat menyerahkan sejumlah sumber yang dapat dipertimbangkan untuk mempreservasi media fisik (pita magnetik, disket, media optikal,dsb) namun tetap gagal untuk mempreservasi arsipnya.
I.      Akses
           Preservasi dan akses arsip elektronik ssaling ketergantungan, karena ketersediaan arsip adalah utuh secara fisik, teridentifikasi, dan dapat dibaca. Selain itu, arsip yang dapat diakses dapat diseleksi di dalam pencarian strategis dengan cara yang sesuai dengan pengaturan asli arsipnya, serta dipreservasi dalam suatu format otentik yang bersejarah. Hal ini memerlukan identifikasi asal usul arsip, preservasi pengaturan asli arsip, dan ketersediaan arsip yang berhubungan dengan informasi kontekstual lainnya. Pada Study ICA 8 dikatakan bahwa akses arsip statis elektronik memiliki sisi penawaran dan permintaan. Arsip statis merupakan penawarannya. Permohonan akses arsip merupakan permintaannya. Teknologi komputer adalah alat untuk mengirimkan arsip kepada peminta akses. Sisi penawaran fungsi akses adalah tetap dan pasti. Arsip statis harus tetap seperti ketika diciptakan dan diseleksi melalui penilaian. Penawaran dibatasi oleh kebutuhan bisnis pencipta dan ditentukan oleh organisasi, proses, serta aktivitas pencipta yang digunakan untuk menjalankan tugas dan fungsi.
J.    Penyusutan
            ISO 15489-1 tentang Record Management menjelaskan tentang implementasi penyusutan. Otoritas penyusutan yang mengatur pemindahan arsip dari sistem  yang beroperasi harus diaplikasikan untuk arsip secara rutin dan sistematis, dalam aktivitas bisnis yang dijalankan. Tindakan penyusutan mencakup:
1.    Pemusnahan secara fisik, termasuk menghapusnya
2.    Retensi untuk periode berikutnya dalam unit kerja
3.    Pemindahan ke tempat penyimpanan atau media yang sesuai di bawah pengawasan organisasi
4.    Pemindahan ke organisasi lain yang bertanggung jawab untuk aktivitas bisnis melalui restrukturisasi, penjualan atau privatisasi
5.    Pemindahan ke tempat penyimpanan yang dikelola atas nama organisasi oleh pihak ketiga yang memiliki kontrak persetujuan yang sesuai
6.    Pemindahan tanggung jawab untuk mengelola ke otoritas yang telah ditunjuk sementara penyimpanan fisik arsip tetap dilakukan oleh organisasi pencipta
7.    Permintaan ke lembaga kearsipan, atau
8.    Pemindahan ke otoritas kearsipan statis eksternal.
Prinsip-prinsip berikut ini harus mengatur pemusnahan fisik arsip.
1.    Pemusnahan harus selalu diotorisasi
2.    Arsip yang berkaitan dengan proses pengadilan atau penyelidikan yang sedang berlangsung tidak dapat dimusnahkan
3.    Pemusnahan arsip harus dilaksanakan dengan tetap menjaga konfidensialitas informasi yang ada di dalamnya
4.    Seluruh kopi arsip yang diotorisasi untuk pemusnahan, meliputi kopi keamanan, kopi preservasi dan copi backup, harus dimusnahkan.




BAB III

PENUTUP


Kesimpulan
       Dengan adanya teknologi informasi, sangat mempengaruhi dalam keberhasilan mengelola arsip. Penggunaan teknologi informasi dan komunikasi adalah sebagai sarana bantu dalam pengelolaan arsip terutama untuk jenis arsip konvensional (non-elektronik), yang untuk seterusnya disebut dengan “otomasi kearsipan”. 
      
       Teknologi informasi dan komunikasi dalam hal ini, bisa digunakan untuk keperluan administrasi umum, kontrol fisik atas arsip, serta penggunaan lainnya yang berkaitan dengan penciptaan, pemeliharaan dan penggunaan, serta penyusutan arsip.

       Dengan digunakannya komputer sebagai sarana kerja, dokumen kerja perkantoran banyak yang dibuat, didistribusikan, digunakan, disimpan, serta ditemukan kembali hanya dengan menggunakan komputer.



           





         


                                       

DAFTAR PUSTAKA

National Archives of Australia. (2006). Guidelines for Implementing the 
       Functional Specifications for Electronic Records Management Systems
       Software, exsposure draft, published at www.naa.gov.au/recordkeeping/
       er/ erms/ guidelines.html.

International Council on Archives Study 16, Committee on Current Records in
       an Electrpnic Environment. (2005). Electronic Record: A Workbook for
       Archivists. Paris: ICA.

International Council on Archives Studies 8,Committee on Current Records in  
       an Electronic Environtment. (1997). Guide on the Management of 
       Electronic Records from An Archival Perspective. Paris: ICA.

ISO/CD 18509-1-1.(2005). (draf), Electronic Archival storage. 

Tidak ada komentar: