MANAJEMEN PROYEK ORGANISASI PROYEK

MANAJEMENPROYEKORGANISASI PROYEK

ORGANISASI PROYEK

Mngorganisir adalah mengatur unsur-unsur sumberdaya perusahaan yang terdiri dari tenagakerja, tenaga ahli, material, dana dan lain-lain untuk mencapai tujuan organisasi dengan efektif dan efisien.

1. Proses Mengorganisir

a.       Melakukan identifikasi dan klasifikasi pekerjaan

Contoh tahap pelaksanaan fisik proyek enginerering-konstruksi, mulai menyiapkan gambar desain engineering, pembelian material, sampai dengan konstruksi. Semua itu diidentifikasi dan di klasifikasi untuk mengetahui berapa besar volume, macam dan jenis untuk mengetahui sumber daya dan jadwal  yang diperlukan sebelum diserahkan pada individu atau kelompok yang menanganinya.

b.      Mengelompokan pekerjaan

Mengelompokan pekerjaan ke dalam paket yang masing-masing telah diidentifikasi biaya, jadwal dan mutunya.

c.       Menyiapkan pihak yang akan menangani pekerjaan

Memulai persiapan pihak0pihak yang akan menerima tugas, seperti memilih ketrampilan dan keahlian kelompok yang sesuai dengan kebutuhan pekerjaan dan memberitahukan sasaran yang ingin dicapai yang berkaitan dengan unit dan paket kerja yang akan menjadi tanggung jawabnya.

d.      Mengetahu wewenang dan tanggung jawab

Kelompok yang menerima pekerjaan harus mengetahui batas wes=wenang dan tanggungjawabnya.

e.       Menyusun mekanisme koordinasi

Perlu adnaya mekanisme agar semua bagian pekerjaan proyek yang ditangani oleh para peserta tersebut dapat bergerak menuju sasaran secara sinkron.

2. Tim Proyek

Semua peronel terdiri dari personel fungsional dari organisasi induk maupun personel inti dari tim proyek. Tim proyek meliputi personel yang bertugas khusus sebagai bagian dari tim inti hanya bertanggung  jawab ke manajer proyek. Personel fungsional melapor ke dua atasan yaitu manajer fungsional dan manajer proyek. Tim inti proyek mempunyai dua tempat kedudukan. Yang pertama di kantor pusat, yang menangani pekerjaan perencanaan, menyusun jadwal dan anggaran, desain dan rekayasa, kegiatan pembelian materialdan perlengkapan pendukung proyek. Tim anggota proyek yang lain bertempat di lokasi proyek dipimpin oleh seorang manajer lapangan. Tugas tim ini adalah melaksanakan pekerjaan konstruksi pembangunan dan pekerjaan lain yyang berhubungan dengan konstruksi ini.

3. Peranan Manajer Proyek

Manajer proyek berperan sangat penting yaitu untuk mengintergrasikan beberapa kegiatan yang berbeda untuk mencapai tujuan tertentu, sebagai seorang komunikator, dan sebagai seoaran enterpreuneur yang harus berusaha untuk melakukan pengadaan dana, fasilitas dan orang agar proyek berjalan.

4. Tanggung Jawab Manajer Proyek

 Secara garis besar tanggung jawab manajer proyek adalah:

1. Merencanakan kegiatan-kegiatan proyek, tugas-tugas dan hasil akhir, pemecahan pekerjaan, penjadwalan dan penganggaran.
2. Mengorganisasikan, memilih dan menempatkan orang-orang dalam tim proyek. Mengorganisasikan dan mengalokasikan sumberdaya.
3. Memonitor status proyek
4. Mengindentifikasi masalah-masalah teknis.
5. Titik temu dari para konstituen: subkontraktor, user, konsultan, top management.
6. Menyelesaikan konflik yang terjadi dalam proyek.
7. Merekomedasikan penghentian proyek atau pengarahan kembali sumber daya.

Tanggung jawab manajer fungsional:

1. Pelaksanaan tugas-tugas proyek yang diserahkan kepada bagiannya, tepat waktu dan dalam batas-batas anggaran yang disediakan
2. Pembibingan dan pengarahan khusus kepada tenaga-tenaga ahli yang dibutuhkan dalam proyek.
3. Penyediaan cukup staf terampil untuk melaksanakan tugas yang diserahkan kepada bagian dari organisasi.
4. Menjaga keunggulan teknologi dalam pelaksanaan proyek.
5. Mengadakan koordinasi yang baik dengan manajer proyek dalam kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan tugas-tugas yang diserahkan kepada bagian yang dipimpinnya.

Pemimpin satuan tugas, yang biasanya melapor kepada manajer fungsional, sebagai atasannya, bertanggung jawab atas:

1. Persiapan rencana-rencana tugas yang harus dilaksanakan.
2. Penentuan teknologi yang akan dipergunakan dalam proyek dan terlaksananya dan pengawasan pekerjaan proyek.
3. Penyusunan jadwal dan anggaran tugas proyek secara terinci.
4. Pengawasan dan pelaporan kegiatan-kegiatan tugas-tugas proyek.

Anggota Tim Proyek

-          Contractor Administrator

-          Project Accountant

-          Customer Liason

-          Production Coordinator

-          Manajer Lapangan

-          Quality Assurance Supervisor

Tingkatan Kepemimpinan Manajemen proyek

Menurut Subagiyo dad tingkatan kepemimpinan proyek:

1.      Manajemen Misi Proyek (Project Mission Management)

Fungsi utama Kepemimpinan Manajemen Misi Proyek adalah melakukan manajemen terhadap suatu misi proyek, antara lain: menyelesaikan proyek tepat waktu, dengan biaya terbatas, dan mutu memadai serta misi meningkatkan citra perusahaan melalui produk baru.

Pihak Manajemen Misi Proyek berada pada posisi puncak (top management) yang menangani bidang-bidang dan pengambilan keputusan strategis yang terkait dengan pengelolaan organisasi proyek dan kepentingan para pemangku proyek, pihak konsultan dan lembaga lainya yang terkait.

Keluaran (output) tugas dan kewenangan Manajemen Misi Proyek adalah kontrak dan kepatuhan para pihak terkait (Konsultan, pelaksana dan pemilik) dalam melaksanakan kontrak tersebut.

2.      Manajemen Proyek (Project Management)

Fugsi utama Manajemen Proyek adalah mengarahkan para pihak yang terlibat dalam pelaksanaan proyek menyelesaikan tugasnya.

Manajemen Proyek merupakan refleksi dari manajemen menengah (middle management).

Tugas manajemen proyek berkaitan dengan proses perencanaan dan pengorganisasian proyek, pemantauan dan manajemen aliran sumberdaya yang medukung pelaksanaan proyek.

Pada tahap pelelangan tingkataa n kepemimpinan Manajemen Proyek meliputi perencanaan pekerjaan, estimasi biaya, serta analisis financial dan resiko dari proyek.

Setelah pelelangan, kepemimpinan tingkatan Manajemen Proyek menangani tugas-tugas penjadwalan, pembelian, pengdaan dan mobilisasi semua sumber daya yang diperlukan untuk memulai dan mempertahankan pekerjaan konstruksi.

Tingkatan Manajemen Proyek bertugas pula untuk memantau status dan kemajuan proyek, persiapan laporan kemajuan dan klaim batas waktu penjadwalan serta manajemen arus keuangan.

3.      Manajemen Lapangan (Field Management)

Fungsi utama Manajemen Lapangan adalah mengolah sumberdaya yang tersedia dalam operasi proyek sehari-hari pada tingkat lapangan, sehingga rencana disusun pada kepemimpinan tingkatan manajemen yang lebih tinggi dapat dioperasionalisasikan dengan terarah, sehingga mencapai hasil yang efektif dan efisien.

Tingkatan Manajemen Lapangan merupakan tingkatan manajemen bawah ( lower management) yang menekankan pada bidang operasional yakni mengelola detail teknis dari metode pelaksanaan proyek dengan mempertimbangkan keterbatasan kapasitas peralatan.

Tugas-tugas tingkatan kepemimpinan Manajemen Lapangan menyangkut pembuatan perencanaan, penjadwalan, mobilisasi, dan pengarahan aktivitas kegiatan sesuai dengan jumlah nyata ketersediaan tenaga kerja, kondisi peralatan dan kesiapan material.

Kepemimpinan Proyek  yang Visioner

Menurut Robbins dan Coulter,  kepemimpinan visioner adalah kemampuan untuk menciptakan dan mengartikulasikan suatu visi yang realistis, dapat dipertanggung jawabkan (credible), visi masa depan yang menarik dan dapat diperbaiki kondisi melebihi situasi sekarang. Dalam kepemimpinan visioner proyek, seorang pemimpin harus memiliki tiga kualitas diri:

1.      Kemampuan untuk menjelaskan visi kepada bawahanya atau pihak lainya, baik secara lisan maupun tertulis.

2.      Kemampuan untuk mengepresikan visi dalam tindakan atau perilakundan bukan semata-mata hanya kata-kata saja.

3.      Kemampuan untuk meluaskan atau menerapkan visi ke konteks kepemimpinan lainya.

Wulandari memaparkan bahwa gaya manajemen dan kepemimpinan merupakan dua sisi mata uang, dimana gaya manajemen merefleksikan gaya kepemimpinan untuk mendapatkan hasil kinerja yang maksimal.

Jenis-jenis gaya kepemimpinan yang diketahui oleh umum adalah:

1. Gaya otoritas
2. Gaya demokratis
3. Gaya laissez-faire

Menurut Covey dalam djatmiko empat pendekatan fungsi kepemimpinan:

1. Sebagai perintis (Pathfinding)
2. Penyelaras (aligning)
3. Pemberdaya (empowering)
4. Panutan (modeling)

Kepemimpinan dalam Tim Proyek

Pemimpin tim proyek perlu memiliki ketrampilan-ketrampilan belajar, pada aspek:

1. Sabar dalam berbagai informasi.
2. Mempercayai pihak lain dan belajar membagi kewenangan kepada bawahan atau pihak lain.
3. Memahami kapan harus turut campur tangan dalam pekerjaan bawahan atau mitra kerjanya.

Ada 2 pekerjaan prooritas atau utama dari pemimpin tim proyek menurut Robbins dan Coulter yakni:

1. Mengelola atau menjaga hubungan baik dengan lingkungan luar dari tim proyek.
2. Memfasilitasi proses-proses dal tim.

Peran tim proyek (mengadopsi peran pemimpin tim menurut Robbins dan Coulter)

1. Pemimpin tim proyek adalah penghubung (liaison).
2. Pemimpin tim proyek adalah penuntas masalah (trobelshooters).
3. Pemimpin tim proyek adalah manajer pengelola konflik (manager conflict).
4. Pemimpin tim proyek adalah pelatih (coaches).

Sejalan dengan pemikiran Catano (dalam Wulandari) bahwa kopetensi ini berkaitan dengan ekspektasi perilaku, antaralain: Kepemimpinan (leadership), orientasi layanan dan penghantaran (service orientation and delivery), ketrampilan dalam berpikir kreatif (thinking skill), efektivitas atau keluwesan pribadi dalam berinteraksi dengan pihak lain maupun dalam bekerja (personal effektiveness or flexibility), cerdas menyelaraskan perencanaan dan kebutuhan organisasi (organization and planning), hubungan antarpribadi yang terjalin harmonis (interpersonal relationship), komunikasidan motivasi (communiction and motivation).

Bentuk Organisasi dalam Proyek

1. Penyusunan Struktur Organisasi Proyek

Diuraikan oleh Robbins bahwa struktur organisasi adalah menjelaskan bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompokan dan di koordinasikan.

Ada 6 unsur yang diperlukan oleh manajer untuk merancang struktur organisasi proyek, antara lain:

1.      Spesialisasi pkerjaan

Spesialisasi pekerjaan dalam organisasi proyek adalah derajat di mana tugas dalam organisasi proyek dibagi-bagi menjadi pekerjaan yang berbeda-beda.

2.      Departementalisasi

Departimentasi adalah the basis by which jobs are grouped together artinya departementalisasi adalah dasar di mana pekerjaan itu dikelompokkan bersama-sama.

Jenis departementalisasi ada 6:

a.       Departementalisasi fungsional

b.      Departementalisasi produk

c.       Departementalisasi geografis

d.      Departementalisasi proses

e.       Departemtalisasi pelanggan

f.       Cross-functional teams

3.      Rantai komando

Rantai komando dalam organisasi proyek menurut Robbins, merupakan suatu garis kewenangan yang tidak putus dari pimpinan atas sampai eselon terbawah dan menjelaskan siapa melapor kepada siapa.

Rantai komando memiliki 3 elemen:

a.       Wewenang (authority)

b.      Tanggung jawab (responsbility)

c.       Kesatuan komando (unity of command)

4.      Rentang kendali

Rentang kendali dalam organisasi proyek adalah jumlah pekerjaan proyek yang dapat dikelola secara efektif dan efisien oleh manajer proyek.

5.      Sentralisasi dan desentralisasi

Sentralisasi adalah seberapa besar pembuatan keputusan dilakukan secara terpusat, umumnya oleh atasan proyek.

Desentralisasi adalah seberapa besar pihak bawahan diberikan kewenangan untuk membuat keputusan.

6.      Formalisasi

formalisasi dalam struktur organisasi proyek merupakan tingkatan seberapa besar pekerjaan proyek tersebut diatur atau distandarisasi sehingga perilaku para pekerja proyek mengikuti panduan, prosedur kerja atau aturan yang berlaku.

2. Asas-Asas Pengorganisasian proyek

Ada empat asas atau pedoman dasar yang senantiasa harus diperhatikan:

1.      Asas Koordinasi

2.      Asas Hirearki

3.      Asas Kesatuan Komando

4.      Asas batas kendali (span of control)

3. Pemilihan Bentuk Organisasi Proyek

Berikut ini dapat dibuat sebai bahan pertimbangan dalam memilih bentuk organisasi yang sesuai sebagai berikut:

1.      Frekuensi adanya proyek baru

2.      Lama proyek

3.      Ukuran proyek: tingkat pemakaian tenaga kerja, modal dan sumberdaya lain

4.      Kompleksitas hubungan jumlah fungsional yang terlibat

5.      Ketergantungannya

bentuk umum organisasi untuk mengelola proyek yaitu:

1.      Organisasi fungsional

2.      Kendala struktur fungsional

4. Organisasi Produk Dan Area

Penyusunan struktur organisasi perusahaan-perusahaan besar yang kegiatan usahanya menangani berbagai macam produk, didasarkan atas orientasi produk. Ini terjadi bilamana perusahaan merasa bahwa jumlah dan keanekaragaman produk terlalu besar sehingga sulit untuk ditangani dengan struktur fungsional. Sebagai salah satu jalan keluar dibentuk satu divisi bersifat setengah mandiri, seperti diberi kekuasaan untuk merancang, memproduksi, dan memasarkan sendiri produk dari divisi tersebut. Di dalam devisi ini kemudian dibentuk subdivisi yang pembagian kerjanya didasarkan pada fungsi. Berbeda dengan struktur fungsional maka struktur produk ini bersifat otonomi, artinya brtanggung jawab atas laba rugi devisi yang bersangkutan. Kepala devisi tetap melapor kepada kantor pusat pimpinan perusahaan untuk mendapatkan keputusan-keputusan yang menyangkut perusahaan secara menyeluruh.

5. Organisasi Proyek Murni (OPMI)

Organisasi ini sering disebut organisasi proyek murni, karena di sini proyek bersetatus mandiri. Artinya proyek ini terpisah dan sejajar dengan divisi lain dalam perusahaan. Ciri organisasi proyek murni:

1.      Pimpro berfungsi seperti manajer lini yang lain

2.      Pimpro mempunyai wewenang penuh atas pengelolaan proyek

3.      Tenaga pelaksana dipindahkan kedalam organisasi proyrk dan khusus melaksanakan pekerjaan proyek sesuai dengan wewenang dan tanggung jawabnya dalam organisasi tersebut

4.      Hanya memerlukan sedikit dukungan dari unit fungsional

Kelemahan OPMI

Di pandang dari sudut pandang keseluruhan adalah terlalu mahal dan tidak efisien untuk membagi dan memecahkan dalam penggunaan sumberdaya.

Penggunaan OPMI

Merupakan alternatif bila diinginkan efektifitas yang tinggi dan dari penyelenggaraan proyek, dengan menomorduakan efisiensi sumber daya.

6. Organisasi Matiks

Struktur organisasi mempunyai jalur pelaporan dan arus kegiatan vertikal, maka pada organisasi matriks jalur forlmal vertikal terdapat pula jalur formal horizontal.